Je vous propose une série de tâches à programmer chaque mois dans son agenda. Cette semaine, voyons comment trier et organiser ses e-mails afin de gagner du temps au quotidien.
Dans mon article organiser et trier son ordinateur, je vous présentais mes astuces pour ranger ses documents par catégorie. Aujourd’hui, je vous explique comment organiser ses e-mails.
Trier ses e-mails
Si on ne s’y prend pas régulièrement, on peut vite se retrouver débordé.e par nos e-mails. En effet, si on n’inscrit pas un tri de nos e-mails régulièrement, des centaines de courriels peuvent rester en attente. Et on reporte bien souvent cette tâche qui devient vite chronophage.
Pensez à organiser vos e-mails régulièrement, l’idéal étant une fois par semaine. Vous allez ainsi vous définir comme objectif de garder votre boîte e-mail presque vide, ou avec 10 courriels maximum en attente de traitement.
Comment procéder
Faites en sorte d’avoir suffisamment de temps devant vous ou découpez votre tri en sessions de 30 minutes par exemple. Et hop, attaquez-vous à vos e-mails :
- Désabonnez-vous de toutes les newsletters qui ne vous intéressent plus ou que vous ne lisez plus
- Parcourez rapidement les e-mails non lus en lisant seulement les titres puis classez-les selon la méthode indiquée plus bas
- Conservez les e-mails importants en les enregistrant directement sur votre PC (imprimer -> enregistrer au format PDF)
- Supprimez toutes les pubs, promos et e-mails que vous ne souhaitez pas conserver.
Pour organiser le suivi des e-mails, vous allez maintenant créer 3 types de tâches :
- A traiter
- A lire
- En attente
Vous allez ainsi classer vos e-mails selon leur statut (voir ci-dessous).
Organiser ses e-mails
Une fois le tri fait, vous allez maintenant organiser vos e-mails. Pour cela, fonctionnez comme pour votre organisation personnelle. Vous allez créer des dossiers. A titre d’exemple, voici des idées de catégories :
- Famille/Amis/Collègues
- Personnel
- Emploi
- Maison
- Loisirs
- Promotions
Vous pouvez créer des sous-catégories si besoin mais essayez de les limiter. Je vous conseille d’utiliser des couleurs, pour les repérer plus facilement (j’utilise Gmail).
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Comment procéder
Dès que vous recevez un e-mail, pensez à le classer ainsi :
- S’il vous prend moins de deux minutes et qu’il n’exige pas de réponse, classez-le dans l’une des catégories créées
- Si vous ne souhaitez pas le conserver, supprimez-le
- Si le courriel exige une action de plus de deux minutes, ajoutez-le à la liste des tâches (à traiter/à lire/à classer)
Planifiez ainsi de revenir traiter vos tâches une fois par jour ou par semaine, selon le nombre d’emails que vous recevez.
Enfin, prévoyez de faire régulièrement le ménage dans vos e-mails archivés.
Personnellement, cela fait maintenant partie de mes routines hebdomadaires, en fixant cette tâche le lundi, car c’est le jour où je reçois en général beaucoup d’emails.
Alors, vous avez programmé votre prochaine session de tri de vos e-mails ?
